AGB
Allgemeine Geschäftsbedingungen der prodata GmbH
Stand: 04/2024
Allgemeine Geschäftsbedingungen
für die Nutzung von prodata Softwareprodukten und Wartungsleistungen
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen für prodata Softwareprodukte und Wartungsleistungen („AGB„, „Allgemeine Geschäftsbedingungen„) sind Bestandteil jedes Angebots, in das sie durch Vereinbarung der Parteien einbezogen werden und gelten für die Bereitstellung der prodata Softwareprodukte und/oder Wartungsleistungen. Die Bereitstellung der prodata Softwareprodukte und/oder Wartungsleistungen erfolgt ausschließlich auf Basis dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Definitionen
1.1. „Angebot“ ist ein Angebotsdokument, das (i) diese AGB einbezieht, (ii) die Bereitstellung von prodata Softwareprodukten und Wartungsleistungen durch prodata für den Kunden beschreibt, und (iii) vom Kunden abgegeben und von prodata durch Auftragsbestätigung angenommen wird.
1.2. „Kunde“ hat die im Angebot definierte Bedeutung. Beim Kunden handelt es sich um einen Unternehmer iSd § 1 ff UGB.
1.3. „Laufzeit“ hat die in Pkt 4 definierte Bedeutung, es sei denn, der Begriff wird im Angebot abweichend definiert. Diesfalls hat „Laufzeit“ die im Angebot definierte Bedeutung.
1.4. „Leistungsbeschreibung“ ist die dem Angebot angeschlossene Beschreibung der prodata Softwareprodukte und Wartungsleistungen.
1.5. „Softwareprodukte“ bezeichnet die im Angebot definierten, von prodata an den Kunden lizenzierten Softwarekomponenten.
1.6. „Software-Updates“ hat die in Pkt 6.6.1 definierte Bedeutung.
1.7. „Partei“ und/oder „Parteien“ hat die im Angebot definierte Bedeutung.
1.8. „prodata“ ist die prodata GmbH, FN 124314s, Neulerchenfelder Straße 12, 1160 Wien, Österreich.
1.9. „prodata Softwareprodukte und Wartungsleistungen“ bezeichnet die im Angebot definierten Softwareprodukte und Wartungsleistungen, die prodata dem Kunden bereitstellt.
1.10. „Upgrades“ hat die in Pkt 6.6.3 definierte Bedeutung.
1.11. „Vertrag“ hat die im Angebot definierte Bedeutung.
1.12. „Vertrauliche Informationen“ sind Informationen, die eine Partei der jeweils anderen Partei offenlegt und die von einem objektiven Beobachter aus der Natur der Sache erkennbar als vertraulich zu behandeln eingestuft würden.
1.13. „Wartungsleistungen“ bezeichnet die im Angebot definierten, von prodata an den Kunden erbrachten Wartungsleistungen.
Allgemeines
2.1. prodata ist Hersteller und Anbieter von AddOn Software für SAP ERP Systeme und von AddOn Software für SAP GTS. prodata stellt selbst oder über Vertriebspartner entsprechende AddOn Software zur Verfügung, unterstützt seine Kunden beim Roll-Out und nimmt die Wartung der AddOn Software vor.
2.2. Während AddOn Software für SAP ERP Systeme auf demselben System wie ein SAP ERP System betrieben wird, wird AddOn Software für SAP GTS auf einem eigenen SAP System installiert. prodata fungiert im Hinblick auf AddOn Software für SAP GTS lediglich als lokaler Service-Partner von SAP. Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass prodata dementsprechend auf allfällige Umsetzungen durch SAP in dem von SAP bereitgestellten SAP GTS System angewiesen ist. Dementsprechend weichen die im Angebot definierten Reaktionszeiten und Wartungsbedingungen für AddOn Software für SAP GTS teils von jenen für AddOn Software für SAP ERP Systeme ab.
2.3. Klargestellt wird, dass der Kunde für den Bezug und Betrieb der jeweiligen vom Kunden genutzten SAP-Systeme verantwortlich ist. prodatas Tätigkeit beschränkt sich auf die Bereitstellung und Wartung der jeweiligen AddOn Software gemäß diesem Vertrag.
Bereitstellung von Softwareprodukten und Wartungsleistungen
3.1. prodata stellt dem Kunden während der Laufzeit die im Angebot bezeichneten prodata Softwareprodukte und Wartungsleistungen entsprechend der Bestimmungen des Vertrags zur Verfügung.
3.2. Sofern dies im Angebot so vorgesehen ist, wird prodata dem Kunden die zur Ausübung der im Vertrag gewährten Rechte erforderliche Anzahl an Vervielfältigungsstücken der Softwareprodukte in maschinenlesbarer Form überlassen. Erfüllungsort für die Übergabe der Softwareprodukte ist der Sitz des Kunden.
3.3. prodata übernimmt während der Laufzeit für die im Angebot angeführten Softwareprodukte die Softwarewartung gemäß den Bestimmungen des Vertrags.
3.4. Nicht Gegenstand des Vertrags sind weitere Softwarekomponenten, die nicht im Angebot definiert sind, auch soweit die Softwareprodukte auf ihnen aufbauen. Ebenfalls nicht Gegenstand des Vertrags ist die Wartung von Hardware.
Laufzeit
4.1. Soweit im Angebot nicht anders vereinbart, beginnt die Laufzeit des Vertrags mit dem Tag des Inkrafttretens (Annahme der Bestellung durch prodata durch Übermittlung der Auftragsbestätigung) und läuft für den im Angebot als Mindestvertragslaufzeit definierten Zeitraum („Mindestvertragslaufzeit„). Ist im Angebot keine bestimmte Mindestvertragslaufzeit festgelegt, beträgt diese drei Jahre.
4.2. Nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit, verlängert sich die Laufzeit automatisch um jeweils ein Jahr („Verlängerungszeitraum„), soweit der Vertrag nicht von einer Partei mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen Mindestvertragslaufzeit oder eines Verlängerungszeitraumes schriftlich gekündigt wird. Die Mindestvertragslaufzeit und ein jeder Verlängerungszeitraum bilden zusammen die „Laufzeit„.
4.3. Das Recht der Parteien zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund, der prodata zur außerordentlichen Kündigung berechtigt, liegt insbesondere vor,
(i) wenn der Kunde mit Zahlungen unter dem Vertrag trotz Mahnung und zweimaliger Setzung einer Nachfrist von jeweils 14 Tagen in Verzug ist; oder
(ii) wenn der Kunde die im Vertrag vereinbarten Nutzungsrechte verletzt.
Nutzungsrechte an Softwareprodukten
5.1. Sofern im Angebot nicht anders definiert, gewährt prodata dem Kunden ein beschränktes, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht sublizenzierbares aber zeitlich unbeschränktes Recht zur Nutzung und Vervielfältigung der Softwareprodukte entsprechend der Bestimmungen des Vertrags. Die Nutzung der Softwareprodukte hat ausschließlich in Übereinstimmung mit den Inhalten der jeweils einschlägigen Dokumentation zu erfolgen.
5.2. Sofern im Angebot nicht ausdrücklich anderes vereinbart ist, ist der Kunde nicht berechtigt, die Softwareprodukte gänzlich oder teilweise Dritten zu überlassen. Insbesondere ist es ihm nicht gestattet, die Softwareprodukte zu veräußern, zu verleihen, zu vermieten oder in sonstiger Weise unterzulizenzieren oder die Softwareprodukte öffentlich wiederzugeben oder Dritten zugänglich zu machen.
5.3. Es gelten die im Angebot festgelegten sachlichen und räumlichen Beschränkungen der Nutzung der Softwareprodukte. Soweit dem Kunden ausdrücklich Nutzungsrechte für die Nutzung der Softwareprodukte in seinen verbundenen Unternehmen eingeräumt werden, garantiert der Kunde unwiderruflich und bedingungslos die Einhaltung des Vertrags durch ein jedes verbundene Unternehmen.
5.4. Mit Ausnahme der in diesem Vertrag eingeräumten Nutzungsrechte erwirbt der Kunde weder ausdrücklich noch konkludent Rechte an oder im Zusammenhang mit den Softwareprodukten. Nichts in diesem Vertrag stellt eine Übertragung oder Abtretung etwaiger Rechte des Eigentums an den Softwareprodukten oder im Rahmen der Wartungsleistungen von prodata an den Kunden bereitgestellten Leistungen oder Ergebnisse dar.
Wartungsleistungen von prodata
6.1. prodata erbringt Wartungsleistungen für die Softwareprodukte in dem im Angebot und diesem Pkt 6 festgelegten Umfang.
6.2. Sofern nicht ausdrücklich anderes vereinbart ist, unterstützt prodata stets die jeweils aktuelle Version der Softwareprodukte. Für frühere Versionen können weder Fehlerbehebungen noch Programmerweiterungen (Updates und Upgrades) vorgenommen werden.
6.3. prodata unterstützt stets jene Releases der SAP-ERP Systeme und SAP GTS Systeme, die aktuell noch bei SAP unter Wartung stehen. Sofern nicht ausdrücklich anderes vereinbart ist, erbringt prodata keine Wartungsleistungen für frühere SAP-Releases.
6.4. Allgemeine Support- und Wartungsbedingungen
6.4.1. Sofern dies im Angebot vorgesehen ist, bietet prodata dem Kunden Hotline-Support in folgendem Ausmaß an:
Direkte Ansprache oder Rückruf von prodata innerhalb von 8 Arbeitsstunden innerhalb der üblichen Büroarbeitszeiten Mo-Fr 9- 17Uhr (österreichischer Werktag) mit Ausnahme von in Österreich geltenden gesetzlichen Feiertagen. Sofern es sich um Werktage handelt 24.12 und 31.12 von 9:00 – 12:00.
6.4.2. prodata stellt dem Kunden ein schriftliches Informationsservice nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen zur Verfügung:
(i) prodata stellt dem Kunden auf regelmäßiger Basis Änderungen, Ergänzungen sowie zum Teil auch vollständige Neufassungen der anwendbaren Dokumentation für die Softwareprodukte zur Verfügung.
(ii) prodata stellt dem Kunden von Zeit zu Zeit im eigenen Ermessen weitere Informationen und Unterlagen zur Verfügung.
6.5. Fehlerbehebung
6.5.1. Im Fall, dass sich bei den Softwareprodukten Probleme ergeben, hat der Kunde dies prodata unverzüglich per schriftlicher Software-Fehlermeldung (zB per E-Mail) anzuzeigen. Neben der Fehlerbeschreibung ist ein Hinweis bezüglich der Dringlichkeit und der Ansprechpartner beim Kunden anzuführen.
6.5.2. prodata wird sich bemühen, gemeldete Fehler in der kürzestmöglichen Zeit zu beheben. Sofern im Angebot nicht ausdrücklich anderes vereinbart ist, garantiert prodata im Falle eines schweren Fehlers eine mittlere Reaktionszeit von 48 Stunden ab Einlangen der schriftlichen Fehlermeldung bei prodata. Unter einem schweren Fehler eines Softwareprodukts wird jeder Mangel verstanden, der zu einem Ausfall oder einer Störung einer wesentlichen, im Vertrag vereinbarten Funktion führt. Jeder Fehler, der zu einem ungeplanten Neustart (Wiederherstellung der Daten) des Systems oder von Teilen davon führt, ist als schwerer Fehler zu werten.
6.5.3. Zur Behebung von Software-Fehlern wird prodata diese Behebungen in geplanten Software-Updates zusammenfassen und dem Kunden zur Verfügung stellen. Die Installation der Software-Updates obliegt dem Kunden, kann aber auf dessen Wunsch und gegen Entgelt auch von prodata übernommen werden.
6.5.4. prodata wird den Kunden über den Status der Bearbeitung der Fehlermeldung informieren.
6.6. Updates und Upgrades
6.6.1. prodata wird dem Kunden in Software-Updates auch laufend durchgeführte Verbesserungen der Softwareprodukte zur Verfügung stellen. Dies beinhaltet erforderliche Veränderungen der Softwareprodukte, um den vertraglich vereinbarten Zustand aufrecht zu erhalten, Fehler zu beheben, Performanz zu verbessern, gesetzliche und behördliche Vorgaben umzusetzen sowie erforderliche Sicherheitsupdates („Software-Updates„). Software-Updates gemäß diesem Pkt 6.6.1 sind von dem im Angebot vereinbarten Entgelt für Wartungsleistungen abgedeckt.
6.6.2. Nicht enthalten sind zeitintensive Serviceleistungen, die notwendig wurden, weil von Seiten des Kunden die technischen Voraussetzungen für einen Remotezugriff nicht geschaffen wurden bzw. der zur Verfügung gestellte Remotezugang zum Zeitpunkt der vom Kunden gewünschten Serviceleistung nicht mehr funktioniert.
6.6.3. Ebenfalls nicht enthalten sind Weiterentwicklungen der Softwareprodukte, die sich aufgrund von Änderungen der Rechtslage, geänderten gesetzlichen oder behördlichen Anforderungen, Änderungen der anwendbaren von der Zollbehörde eingesetzten Systeme ergeben und dazu führen, dass Erweiterungen und/oder Neudefinitionen von Applikationen, Verfahren, Prozessen oder Funktionalitäten erforderlich werden („Upgrades„).
6.6.4. Für Serviceleistungen nach Pkt 6.6.2 und Upgrades wird prodata den zuständigen Ansprechpartner des Kunden über den zu erwartenden Mehraufwand in Form von geschätzten Arbeitsstunden und die jeweils gültigen Stundensätzen informieren. Nach Einverständnis des Kunden erfolgt die Verrechnung dieses erbrachten Mehraufwands auf Basis von Zeitaufzeichnungen des durchführenden Mitarbeiters von prodata oder eines Partnerunternehmens von prodata.
Mitwirkungspflichten des Kunden
7.1. Der Kunde wird auftretende Fehler prodata unverzüglich nach Pkt 6.5.1 mitteilen und prodata bei der Fehleruntersuchung und Fehlerbeseitigung im Rahmen des Zumutbaren unterstützen. Hierzu gehört insbesondere, prodata auf Anforderung schriftliche Mängelberichte vorzulegen und sonstige Daten und Protokolle bereitzustellen, die zur Analyse des Fehlers geeignet sind.
7.2. Der Kunde sorgt dafür, dass prodata für die Durchführung der Wartungsleistungen zu den vereinbarten Zeiten freien Zugang zu den benötigten Geräten sowie ungehinderten Zugriff zu den dazugehörigen Diagnose-Programmen und Dokumentationen, Anwenderprogrammen und Daten hat, und dass bei der Ausführung von Wartungsleistungen ständig ein Beauftragter des Kunden zugegen ist.
7.3. Im Falle der eingeräumten Möglichkeit eines Online-Zuganges für Wartungsleistungen hat der Kunde für die prompte Verfügbarkeit des Zuganges im Falle einer Wartungsanforderung zu sorgen. Ebenso sind dann die für die Wartungsleistungen notwendigen Berechtigungen prompt bereitzustellen.
7.4. Verzögert sich die Durchführung von Wartungsleistungen durch Außerachtlassung dieser Bedingungen oder durch sonstige Umstände, die der Kunde zu vertreten hat, so trägt dieser die durch die Verzögerung verursachten Kosten.
7.5. Es obliegt dem Kunden, ordnungsgemäße Datensicherungen durchzuführen und die Soft- und Hardwareumgebung ordnungsgemäß zu pflegen und zu warten.
Entgelt und Zahlungsbestimmungen
8.1. Soweit im Angebot nicht anders vorgesehen, hat der Kunde als Gegenleistung für die Bereitstellung der prodata Software und Wartungsleistungen die im Angebot festgelegten Beträge gemäß den in diesem Pkt geregelten Bedingungen zu begleichen.
8.2. Die im Angebot genannten Entgelte verstehen sich exklusive gesetzlicher Umsatzsteuer und für jeweils ein Vertragsjahr als Festpreis, sofern im Angebot nichts anderes geregelt ist.
8.3. prodata ist berechtigt, die Entgelte nach jedem Vertragsjahr entsprechend der nachfolgenden Indexierung anzupassen: Das Wartungsentgelt für nachfolgende Vertragsjahre ist nach dem österreichischen Verbraucherpreisindex 2010 = 100 (Vergleichsindex per Ende der Mindestvertragslaufzeit) wertgesichert. Die angepassten Preise gelten für das nachfolgende Vertragsjahr, es sei denn, der Kunde kündigt den Vertrag zuvor entsprechend der Bestimmungen des Vertrags.
8.4. Das jährliche Wartungsentgelt ist im Voraus fällig und entsprechend des im Angebot festgelegten Zahlungszeitraums ohne jeden Abzug zu bezahlen.
8.5. Zusätzlicher personeller Aufwand von prodata wird nach erbrachter Leistung nach den im Angebot festgelegten Konditionen verrechnet.
8.6. Bei Zahlungsverzug kann prodata nach Mahnung und Setzung einer zweimaligen Nachfrist von 14 Tagen die vom Zahlungsverzug betroffene Leistung aussetzen.
Gewährleistung
9.1. Während der Laufzeit gewährleistet prodata, dass die Softwareprodukte der jeweils anwendbaren Leistungsbeschreibung gemäß dem Vertrag entsprechen.
9.2. Dies gilt nicht für Mängel, die aus der nicht vertragsgemäßen Nutzung des Kunden oder durch Daten des Kunden, Kundenmaterialien oder vom Kunden unautorisiert vorgenommenen Änderungen oder Anpassungen der prodata Software und Wartungsleistungen verursacht wurden.
9.3. Die Gewährleistung für etwaige im Rahmen der Wartungsleistungen dem Kunden zur Verfügung gestellte Dokumentationen und Datenbestände ist ausgeschlossen.
9.4. Der Kunde hat prodata etwaige dem Kunden bekanntwerdende Mängel unverzüglich mitzuteilen. Der Kunde wird hierzu eine schriftliche Software-Fehlermeldung an prodata richten.
9.5. Die Fehlerbehebung erfolgt entsprechend der Regelungen in Pkt 6.5. Ist ein aus der Sphäre von prodata resultierender Fehler auch nach dreimaligem Versuch der Fehlerbehebung durch prodata nicht behoben, ist der Kunde berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund für diejenigen Softwareprodukte zu kündigen, die aufgrund des Fehlers nicht benutzt werden können.
Haftung
10.1. Soweit die Haftung im Folgenden nicht ausgeschlossen oder beschränkt wird, haften die Parteien nach den gesetzlichen Bestimmungen.
10.2. Die Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden und entgangenen Gewinn wird ausdrücklich ausgeschlossen.
10.3. prodata haftet für Datenverluste nur, wenn der Kunde in regelmäßigen Abständen Systemprüfungen und Datensicherungen durchgeführt hat und nur in dem Umfang, in dem die Daten mit vertretbarem Aufwand reproduzierbar sind.
10.4. Die Haftung von prodata ist mit dem Betrag des jährlichen Wartungskostenpauschales gemäß dem Vertrag beschränkt.
10.5. Die vorgenannten Haftungsbeschränkungen und – ausschlüsse finden in folgenden Fällen keine Anwendung: (i) bei Vorsatz und krass grober Fahrlässigkeit, (ii) bei Verletzung von Leib, Leben oder Gesundheit, (iii) bei Ansprüchen aus dem Produkthaftungsgesetz.
Datenschutz
11.1. Die Parteien vereinbaren, dass in dem Umfang, in dem prodata im Rahmen des Vertrags personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet oder nutzt, welche vom oder im Namen des Kunden übertragen werden, prodata als Auftragsverarbeiter tätig wird. Zu diesem Zweck schließen prodata und der Kunde einen separat vereinbarten Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrag gemäß Art 28 DSGVO ab.
11.2. Beide Parteien verpflichten sich, alle anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere die DSGVO und das DSG einzuhalten.
Vertraulichkeit
12.1. Vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei dürfen nur zum Zweck der Durchführung dieses Vertrags benutzt werden und sind strikt vertraulich zu behandeln.
12.2. Der Informationsempfänger ist verpflichtet, die Vertraulichen Informationen zumindest mit der Sorgfalt zu behandeln, die er zum Schutze seiner eigenen Vertraulichen Informationen vergleichbarer Natur vor Offenlegung, Veröffentlichung oder Verbreitung aufwendet.
12.3. Der Informationsempfänger ist verpflichtet, Vertrauliche Informationen nicht an Dritte weitergeben, es sei denn, dies ist für die Zwecke dieses Vertrags oder auf Basis einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung erforderlich.
12.4. Bei einer Weitergaben an Dritte haben solche Dritten jeweils eine schriftliche Vertraulichkeitsvereinbarung abzuschließen, die nicht weniger streng sein darf, als dieser Pkt 12.
12.5. Die Parteien vereinbaren, dass dieser Pkt 12 auch nach Beendigung des Vertrags unbeschränkt weiter anwendbar ist.
Schlussbestimmungen
13.1. Abweichend von Pkt 12 darf prodata den Namen und das Logo des Auftraggebers und eine Kurzbeschreibung der erbrachten Leistung in eine Referenzliste aufnehmen und diese veröffentlichen. Alle anderen Werbehinweise auf den Kunden bedürfen dessen schriftlicher Zustimmung.
13.2. prodata ist berechtigt, diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen nach eigenem Ermessen jederzeit zu ändern. Die geänderten Allgemeinen Geschäftsbedingungen werden dem Kunden per E-Mail zugesendet. Die Änderungen werden wirksam, wenn der Kunde nicht binnen zwei Wochen nach Absenden der Änderungsmitteilung schriftlich widerspricht. In diesem Fall gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen unverändert weiter.
13.3. Sonstige Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für das Abgehen von dem hiermit vereinbarten Schriftformerfordernis selbst, wobei ein solches Abweichen, egal ob schlüssig oder konkludent, nicht zu vermuten ist. Mündliche Nebenabreden sind unwirksam.
13.4. Die Parteien können die Rechte und Pflichten aus dem Vertrag nur mit schriftlicher Zustimmung auf Dritte übertragen.
13.5. Mangels gegenteiliger ausdrücklicher und schriftlicher Vereinbarung zwischen den Parteien finden etwaige allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden keine Anwendung.
13.6. Sollten einzelne Bestimmungen des Vertrags unwirksam sein oder werden, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Parteien verpflichten sich, die unwirksame Bestimmung durch eine Regelung zu ersetzen, die dem beabsichtigten Zweck am nächsten kommt und die sie vereinbart hätten, wenn sie die Unwirksamkeit der Bestimmung gekannt hätten. Das gleiche gilt sinngemäß für allfällige Vertragslücken.
13.7. Der Vertrag unterliegt dem materiellen Recht der Republik Österreich unter Ausschluss der Verweisungsnormen und des UN-Kaufrechts. Zuständiges Gericht für sämtliche Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist das für 1010 Wien sachlich und örtlich zuständige Gericht.
Version: 04/2024
General Terms and Conditions
for the use of prodata Software Products and Maintenance Services
These General Terms and Conditions for prodata Software Products and Maintenance Services („GTC„, „General Terms and Conditions„) are an integral part of any Offer into which they are incorporated by agreement between the Parties and apply to the provision of prodata Software Products and/or Maintenance Services. prodata Software Products and/or Maintenance Services are provided exclusively based on these General Terms and Conditions.
Definitions
1.1.“Offer“ means an offer document that (i) incorporates these GTC, (ii) describes the provision of prodata Software Products and Maintenance Services by prodata to Customer, and (iii) is submitted by Customer and accepted by prodata by order confirmation.
1.2. „Customer“ has the meaning defined in the Offer. The Customer is an entrepreneur within the meaning of Sec 1 et seq of the Austrian Commercial Code („UGB“).
1.3. „Term“ shall have the meaning defined in clause 4, unless the term is defined differently in the Offer. In this case, „Term“ shall have the meaning defined in the Offer.
1.4. „Service Description“ is the description of the prodata Software Products and maintenance services attached to the Offer.
1.5. „Software Products“ means the software components defined in the Offer and licensed by prodata to Customer.
1.6. „Software Updates“ has the meaning defined in Section 6.6.1.
1.7. „Party“ and/or „Parties“ has the meaning defined in the Offer.
1.8. „prodata“ is prodata GmbH, FN 124314s, Neulerchenfelder Straße 12, 1160 Vienna, Austria.
1.9. „prodata Software Products and Maintenance Services“ means the Software Products and Maintenance Services defined in the Offer that prodata provides to Customer.
1.10. „Upgrades“ has the meaning defined in clause 6.6.3.
1.11. „Agreement“ has the meaning defined in the Offer.
1.12. „Confidential Information“ is information that one Party discloses to the other Party and that an objective observer would recognize as confidential due to the nature of the matter.
1.13. „Maintenance Services“ means the maintenance services defined in the Offer and provided by prodata to the Customer.
General
2.1. prodata is a manufacturer and provider of AddOn Software for SAP ERP systems and of AddOn Software for SAP GTS. prodata provides the relevant AddOn Software itself or via sales partners, supports its customers during roll-out and carries out maintenance of the AddOn Software.
2.2. While AddOn Software for SAP ERP systems is operated on the same system as an SAP ERP system, AddOn Software for SAP GTS is installed on a separate SAP system. prodata acts merely as a local service partner of SAP with regard to AddOn Software for SAP GTS. The Customer acknowledges that prodata might be dependent on implementations by SAP in the SAP GTS system provided by SAP. Accordingly, the response times and maintenance conditions defined in the Offer for AddOn Software for SAP GTS differ in part from those for AddOn Software for SAP ERP systems.
2.3. It is hereby clarified that the Customer is responsible for the purchase and operation of the respective SAP systems used by the Customer. prodata’s activity is limited to the provision and maintenance of the respective AddOn Software in accordance with this Agreement.
provision of Software Products and Maintenance Services
3.1. During the Term, prodata shall provide the Customer with the prodata Software Products and Maintenance Services specified in the Offer in accordance with the provisions of the Agreement.
3.2. If provided for in the Offer, prodata will provide Customer with a number of copies of the Software Products in machine-readable format as required to exercise the rights granted in the Agreement. The place of fulfilment for the handover of the Software Products is the registered office of Customer.
3.3. prodata shall provide software maintenance for the Software Products listed in the Offer during the Term in accordance with the provisions of the Agreement.
3.4. The Agreement does not cover other software components that are not defined in the Offer, even if the Software Products are based on them. Hardware maintenance is not included in the Agreement.
Term
4.1. Unless otherwise agreed in the Offer, the Term of the Agreement begins on the effective date (acceptance of the Order by prodata via dispatch of an order confirmation) and runs for the period defined in the Offer as the Minimum Contract Term („Minimum Contract Term„). If the Offer does not specify a Minimum Contract Term, it shall be three years.
4.2. After the Minimum Contract Term, the Agreement will be automatically extended for one year at a time (referred to as the „Extension Period„) unless one of the Parties terminates the Agreement with three months‘ written notice to the end of the Minimum Contract Term or an Extension Period. The Minimum Contract Term and all Extension Periods together make up the „Term“ of the Agreement.
4.3. The right of the Parties to extraordinary termination for due cause remains unaffected. Due cause that entitles prodata to extraordinary termination will in particular be deemed to exist:
(i) if the Customer fails to make payments under the Agreement despite having received a reminder and having been granted two grace periods of 14 days each; or
(ii) if the Customer violates his contractual rights of use under the Agreement.
Rights of use to Software Products
5.1. Unless otherwise defined in the Offer, prodata grants Customer a limited, non-exclusive, non-transferable and non-sublicensable but perpetual right to use and reproduce the Software Products in accordance with the provisions of the Agreement. The Software Products may only be used in accordance with the contents of the relevant documentation.
5.2. Unless expressly agreed otherwise in the Offer, the Customer is not authorized to transfer the Software Products in whole or in part to third parties. In particular, the Customer is not permitted to sell, lend, rent or sub-licence the Software Products in any other way or to publicly reproduce the Software Products or make them accessible to third parties.
5.3. The material and geographical restrictions on the use of the Software Products as set out in the Offer shall apply. Insofar as the Customer is expressly granted rights of use for the use of the Software Products in its affiliated companies, the Customer irrevocably and unconditionally guarantees compliance with the Agreement by each affiliated company.
5.4. Except for the rights of use granted in this Agreement, Customer does not acquire any express or implied rights in or in connection with the Software Products. Nothing in this Agreement shall constitute a transfer or assignment of any rights of ownership in the Software Products or services or work results provided by prodata to Customer as part of the Maintenance Services.
Maintenance Services by prodata
6.1. prodata shall provide Maintenance Services for the Software Products to the extent specified in the Offer and this clause 6.
6.2. Unless expressly agreed otherwise, prodata shall always support the latest version of the Software Products. Neither bug fixes nor programme enhancements (Updates and Upgrades) can be provided for earlier versions.
6.3. prodata shall always support those releases of the SAP ERP systems and SAP GTS systems that are currently still under maintenance at SAP. Unless expressly agreed otherwise, prodata shall not provide Maintenance Services for earlier SAP releases.
6.4. General support and maintenance conditions
6.4.1. If provided for in the Offer, prodata offers the Customer hotline support to the following extent:
Direct contact or callback from prodata within 8 working hours within normal office working hours Mon-Fri 9am-5pm (Austrian working days) with the exception of public holidays in Austria. If they fall on working days: 24.12. and 31.12. from 9:00 – 12:00.
6.4.2. prodata shall provide Customer with a written information service in accordance with the following provisions:
(i) prodata shall provide Customer on a regular basis with amendments, supplements and, in some cases, entirely new versions of the applicable documentation for the Software Products.
(ii) prodata shall provide Customer with additional information and documentation from time to time at prodata’s discretion.
6.5. Defect correction
6.5.1. In the event that problems arise with the Software Products, the Customer must notify prodata immediately by written software defect report (e.g. by e-mail). In addition to an defect description, a note regarding the urgency and the Customer’s contact person must be included.
6.5.2. prodata will endeavor to rectify reported defects in the shortest possible time. Unless expressly agreed otherwise in the Offer, prodata guarantees an average response time of 48 hours from receipt of the written defect report by prodata in the event of a serious defect. A serious defect in a Software Product is understood to be any defect that leads to a failure or malfunction of an essential function agreed in the Agreement. Any defect that leads to an unplanned restart (recovery of data) of the system or parts thereof shall be deemed to be a serious defect.
6.5.3. In order to correct software defect, prodata will summarize these corrections in planned Software Updates and make them available to the Customer in due time. The installation of the Software Updates is the responsibility of the Customer but can also be undertaken by prodata at the Customer’s request and for consideration.
6.5.4. prodata will keep the Customer informed of the status of the processing of the defect message.
6.6. Updates and Upgrades
6.6.1. prodata will also provide the Customer with ongoing improvements to the Software Products in Software Updates. This includes necessary changes to the Software Products in order to maintain the contractually agreed state, to correct defects, to improve performance, to implement legal and regulatory requirements and necessary security updates („Software Updates„). Software Updates in accordance with this clause 6.6.1 are covered by the remuneration for Maintenance Services agreed in the Offer.
6.6.2. The remuneration for Maintenance Services does however not include time-consuming services that became necessary because the technical requirements for remote access were not met by the Customer or the remote access was no longer functioning at the time of provision of the service requested by the Customer.
6.6.3. Also not included are further developments of the Software Products that result from legislator changes, changes in legal or regulatory requirements or changes in the applicable systems used by the customs authority and which lead to the need for extensions and/or redefinitions of applications, procedures, processes or functionalities („Upgrades„).
6.6.4. For services in accordance with Section 6.6.2 and Upgrades, prodata will inform the responsible contact person of the Customer of the expected additional work in the form of estimated working hours and the applicable hourly rates. With the Customer’s consent, the additional work will be invoiced based on time records kept by the prodata employee or by a partner company of prodata carrying out the work.
Obligations of the Customer
7.1. The Customer shall notify prodata immediately of any defects that occur in accordance with Clause 6.5.1 and support prodata in the investigation and correction of defects as far as is reasonable. This includes in particular submitting written defect reports to prodata on request and providing other data and logs that are suitable for analysing the defect.
7.2. Customer shall ensure that prodata has free access to the required devices and unhindered access to the associated diagnostic programmes and documentation, user programmes and data at the agreed times for the performance of the Maintenance Services, and that an authorised representative of Customer is always present when Maintenance Services are being performed.
7.3. In the event that online access is granted for Maintenance Services, the Customer must ensure the prompt availability of access in the event of a maintenance request. The authorisations required for the Maintenance Services must also be provided promptly.
7.4. If the performance of Maintenance Services is delayed due to non-compliance with these terms and conditions or due to other circumstances for which the Customer is responsible, the Customer shall bear the costs caused by the delay.
7.5. It is the Customer’s responsibility to carry out proper data backups and to properly maintain and service the software and hardware environment.
Remuneration and payment terms
8.1. Unless otherwise provided for in the Offer, Customer shall pay the amounts specified in the Offer in accordance with the terms and conditions set out in this clause in return for the provision of the prodata Software Products and Maintenance Services.
8.2. The fees stated in the Offer are exclusive of statutory VAT and are fixed prices for one Agreement year, unless otherwise specified in the Offer.
8.3. prodata is entitled to adjust the fees after each Agreement year in accordance with the following indexation: The maintenance fee for subsequent Agreement years is indexed according to the Austrian Consumer Price Index 2010 = 100 (comparative index at the end of the Minimum Contract Term). The adjusted prices shall apply for the following Agreement year unless the Customer cancels the Agreement beforehand in accordance with the provisions of the Agreement.
8.4. The annual maintenance fee is due in advance and must be paid in accordance with the payment period specified in the Offer without any deductions.
8.5. Additional personnel costs incurred by prodata shall be invoiced after the service has been rendered in accordance with the conditions set out in the Offer.
8.6. In the event of default in payment, prodata may suspend the service affected by the default in payment after issuing a reminder and setting two grace periods of 14 days each.
Warranty
9.1. During the Term, prodata warrants that the Software Products comply with the applicable service description in accordance with the Agreement.
9.2. This does not apply to defects caused by the Customer’s non-contractual use or by the Customer’s data, Customer materials or unauthorized modifications or adaptations of the prodata Software and Maintenance Services made by the Customer.
9.3. Warranty for any documentation and databases provided to the Customer as part of the Maintenance Services is excluded.
9.4. The Customer must notify prodata immediately of any defects of which the Customer becomes aware. The Customer shall submit a written software defect report to prodata for this purpose.
9.5. If a defect resulting from the sphere of prodata is not rectified even after three attempts by prodata to rectify the defect, the Customer is entitled to terminate the Agreement for good cause for those Software Products that cannot be used due to the defect.
Liability
10.1. Insofar as liability is not excluded or limited below, the Parties shall be liable in accordance with the statutory provisions.
10.2. Liability for indirect damage, consequential damage and loss of profit is expressly excluded.
10.3. prodata shall only be liable for data loss if the Customer has carried out system checks and data backups at regular intervals and only to the extent that the data can be reproduced with reasonable effort.
10.4. prodata’s liability is limited to the amount of the annual flat-rate maintenance fee in accordance with the Agreement.
10.5. The aforementioned limitations and exclusions of liability shall not apply in the following cases: (i) willful intent and gross negligence, (ii) injury to life, body or health, (iii) claims under the Austrian Product Liability Act („PHG“).
Data protection
11.1. The Parties agree that to the extent that prodata collects, processes or uses personal data transferred by or on behalf of Customer under the Agreement, prodata shall act as a processor. For this purpose, prodata and Customer shall conclude a separately agreed data processing agreement in accordance with Art 28 GDPR.
11.2. Both Parties undertake to comply with all applicable data protection regulations, in particular the GDPR and the Austrian Data Protection Act („DSG“).
Confidentiality
12.1. Confidential Information of the other Party may only be used for the purpose of performance of this Agreement and must be treated as strictly confidential.
12.2. The recipient of the information is obliged to treat the Confidential Information with at least the same care that it uses to protect its own Confidential Information of a similar nature from disclosure, publication or dissemination.
12.3. The recipient is obliged not to disclose Confidential Information to third parties unless this is necessary for the purposes of this Agreement or on the basis of a legal or regulatory obligation.
12.4. In the event of disclosure to third parties, such third parties shall enter into a written confidentiality agreement which shall be no less stringent than this Clause 12.
12.5. The Parties agree that this clause 12 shall continue to apply without restriction even after termination of the Agreement.
Final provisions
13.1. Notwithstanding clause 12, prodata may include the name and logo of the Customer and a brief description of the service provided in a reference list and publish this. All other advertising references to the Customer require the Customer’s written consent.
13.2. prodata is authorised to amend these General Terms and Conditions at any time at its own discretion. The amended General Terms and Conditions will be sent to the Customer by e-mail. The amendments shall take effect if the Customer does not object in writing within two weeks of the notification of amendment being sent. In case of a timely objection, the General Terms and Conditions shall continue to apply unchanged.
13.3. Other amendments and additions to the Agreement must be made in writing. This shall also apply to any deviation from the written form requirement hereby agreed. Verbal supplementary agreements are invalid.
13.4. The Parties may only transfer the rights and obligations arising from the Agreement to third parties with written consent of the other Party.
13.5. In the absence of an express written agreement between the Parties to the contrary, any general terms and conditions of the Customer shall not apply.
13.6. If any provision of this Agreement is or becomes invalid, ineffective or unenforceable in whole or in part, the remaining provisions shall remain in effect. The Parties agree to replace the invalid, ineffective or unenforceable provision with a valid, effective and enforceable provision that most closely reflects the economic interests of the parties. This shall also apply in the event of a gap in the Agreement.
13.7. The Agreement shall be governed by the substantive law of the Republic of Austria to the exclusion of the conflict of laws rules and the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods. The competent court for all disputes arising from this Agreement shall be the court with subject-matter and local jurisdiction for 1010 Vienna.