pControl

Sanktionslisten sind offizielle Verzeichnisse (Anhänge der Verordnungen 2580/2001, 881/2002 und 753/2011) von Personen, Gruppen, Organisationen und Unternehmen gegen die wirtschaftliche und/oder rechtliche Einschränkungen ausgesprochen wurden. In dem Zusammenhang wird auch von länderunabhängigen Embargomaßnahmen gesprochen.

Gelisteten Personen, Gruppen, Organisationen oder Unternehmen dürfen weder direkt noch indirekt Gelder oder wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung gestellt werden oder zugutekommen (auch nicht im Zusammenhang mit einer von diesen erbrachten Leistungen). Die Verbote erfassen Vermögenswerte jeglicher Art. Alle Gelder und wirtschaftlichen Ressourcen dieser Personen, Gruppen oder Organisationen in der EU werden eingefroren.

Der Handel wie auch der Außenhandel wird immer transparenter und kontrollierbarer. Besonders in Zeiten der Terrorbedrohungen sollten Sie sich als Unternehmen als verlässlicher und glaubwürdiger Geschäftspartner auszeichnen. Aus diesem Grund sind Geschäfte mit Personen, die auf Sanktionslisten verzeichnet sind, nicht nur ruf- sondern auch geschäftsschädigend!
Als Unternehmer sind Sie laut EU-Verordnung dazu verpflichtet dafür Sorge zu tragen, dass Ihre Ware (wirtschaftliche Ressourcen) nicht in die falschen Hände gerät!

Ein Verstoß gegen die in den Sanktionen festgehaltenen Verbote, kann empfindliche Strafen bis zu Freiheitsentzug für das Unternehmen und deren verantwortliche Personen nach sich ziehen. Zusätzlich zum finanziellen Schaden ist der Imageverlust für ein Unternehmen, welches mit gelisteten Personen oder Unternehmen Geschäfte tätigt, enorm.
Unternehmen, die Bewilligungen für vereinfachte zollrechtliche Verfahren haben, könnten Ihre Bewilligung verlieren, wodurch im Export-Geschäft nicht unerhebliche Kosten durch die Inanspruchnahme externer Dienstleister entstehen könnten.

Reguvis „Datenservice Sanktionslistendaten“

Die deutsche Reguvis Fachmedien GmbH (ehemals Bundesanzeiger Verlag) bietet die wichtigsten Sanktionslisten von direkt sanktionierten Personen, Gruppen und Unternehmen wie z.B.:

• EU-Listen: Enthalten ALLE Verordnungen der EU zur Terrorismusbekämpfung sowie alle Finanzsanktionen der EU.
• US-Listen: List of Statutorily Debarred Parties (DEB), Denied Persons List (DPL), Entity List (ENT), General Order 3 to Part 736 (GO3), Nonproliferation Sanctions NPS), Specially Designated Nationals (SDN), Unverified List (UNV).
• Diverse Listen: Australia DFAT (Department of Foreign Affairs and Trade), Canada OSFI (Office of the Superintendent of Financial Institutions), United Kingdom HMT (Her Majestys Treasury), Japanese End User List METI (Ministry of Economy, Trade and Industry), Schweizer Staatssekretariat für Wirtschaft, UN Consolidated Sanctions List – Sanktionsmaßnahmen.
• Detailliertere Informationen finden Sie bei der Reguvis Fachmedien GmbH.

Dow Jones Watchlist Datenfeeds

Weitaus umfangreichere und qualitativ hochwertigere Daten bietet Dow Jones. Seit 2002 ist das Unternehmen mit seinen Risk and Compliance-Lösungen ein marktführender Anbieter und zählt u.a. viele führende, globale Banken zu seinen Kunden. Zusätzlich zu den Listen des Bundesanzeiger Verlags umfassen die Dow Jones Watchlists:

• staatliche Sanktionslisten von 172 Staaten und andere offizielle Verzeichnisse.
• direkt sanktionierte Personen, Gruppen und Unternehmen.
• indirekt sanktionierte Partner (Unternehmen, die von sanktionierten Personen oder Unternehmen gegründet oder kontrolliert werden) inklusive übersichtlicher Auflistung der Eigentümerverhältnisse.
• Politisch exponierte Personen (PEP), deren Verwandte und enge Vertraute.
• kriminelle Organisationen und notorische Straftäter.
• umfassende und präzise Profile mit wichtigen zusätzlichen Identifikationsmerkmalen zur leichteren Identifizierung – unterstützt durch etablierte redaktionelle Fertigkeiten, proprietäre Nachrichten- und Rechercheressourcen sowie modernste Technologien.
• 32.000 Quellen, 250 Länder, 28 Sprachen.
• Detailliertere Informationen finden Sie bei Dow Jones.

Die Dow Jones Daten besitzen den Vorteil, dass sie auch indirekt sanktionierte Geschäftspartner beinhalten, welche sehr wohl von allen Unternehmen geprüft werden müssen. Die Überprüfung von politisch exponierten Personen, deren Verwandte und enge Vertraute sind nur für Banken im Rahmen der Geldwäscheverordnung vorgeschrieben und daher optional anwendbar.

Für eine rechtliche Absicherung ist es unumgänglich Geschäftskontakte auf mehreren Ebenen zu prüfen. Damit sichergestellt werden kann, dass während jedes Unternehmensprozesses verdächtige Daten angezeigt werden, prüft pControl innerhalb dreier Stufen:

• Prüfung bei der Anlage:
  bei der Speicherung wird sofort gegen Sanktionslisten geprüft.
• Laufende Prüfung:
  Stammdaten und offene Belege werden in der Nacht mit den aktualisierten Listen (tägliche Aktualisierung) abgeglichen und beim Speichern eines geänderten Datensatzes erneut geprüft.
• Belegprüfung:
  jeder Beleg wird geprüft, damit etwaige nachträgliche Änderungen der Rechnungs- oder Lieferadresse berücksichtigt werden.

Durch diesen dreistufigen Aufbau wird einerseits zum frühestmöglichen (noch vor Angebotserstellung) aber auch zum letztmöglichen Zeitpunkt (Prüfung vor der Lieferung) geprüft. Dieses mehrschichtige Konzept garantiert Ihnen höchste Sicherheit und durch die laufende Dokumentation auch Rechtssicherheit. Dadurch ist eine mögliche Vorsätzlichkeit auf jeden Fall ausgeschlossen, und kann dem Unternehmen nicht angelastet werden. Die tägliche Aktualisierung der Sanktionslisten gewährleistet Ihnen immer die bestmögliche Qualität der Daten. Die Unternehmensabläufe werden dabei nicht behindert und können wie gewohnt stattfinden.

• Tägliches automatisiertes Laden und Aktualisieren der Sanktionslistendaten.
• Manuelle Einzelprüfung.
• Unscharfe Suche nach Namen und Adressteilen wie bei einer Suchmaschine, um Tippfehler oder andere Schreibweise auszugleichen.
• Automatische Prüfung der Adressstämme (Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner, …) und offener Belege (Vertriebs- und Lieferbelege) nur wenn sich die Sanktionslistendaten geändert haben.
• Integrierte Prüfung beim Anlegen oder Ändern für SAP-Adressstämme (Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner, …). Die Anzeige positiver Ergebnisse ist für Sachbearbeiter deaktivierbar.
• Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen bei Treffern sind je nach Adress- und/oder Belegart für die unterschiedlichen Status und Prüfergebnisse einstellbar.
• Für die Sperren von SAP ERP Adressstämmen (z.B. Debitoren und Kreditoren) und deren Belegen (z.B. Anfrage, Auftrag, Lieferung, Buchhaltungsbeleg, etc.) werden SAP ERP Standardsperren (z.B. Auftragssperre, Liefersperre, Fakturasperre, Zahlsperrgrund, Buchungssperre, Einkaufsperre, Verkaufssperre, etc.) verwendet bzw. eingestellt.
• Lückenlose Protokollierung aller Prüfvorgänge bzw. Suchvorgänge und aller Entscheidungen bei der Bewertung der Sanktionslisten-Treffer.
• Zentrales Monitoring für die Kontrolle und Bewertung der Adressen mit Treffern je Adress- und/oder Belegart inklusive Direktumstieg zu Stamm- und Belegpflegefunktionen.
• Unterstützung des rollenbasierenden SAP-Standard-Berechtigungskonzeptes.
• Umfangreiche Erweiterungsmöglichkeiten über zahlreiche vorgesehene SAP-Erweiterungsspots.
• Optional ist für die Bewertung der Sanktionslistentreffer ein Vier-Augen-Prinzip anwendbar, d.h. jede Adresse mit einem Treffer muss von zwei Benutzern bewertet werden.
• Optional können auch externe Daten wie CSV-Dateien, RFC oder Webservices in pControl eingebunden werden.

• Prüfung durch manuelle Eingabe.
• Prüfen und Sperren von Stammdaten-Adressen (Kunden und Lieferanten samt Ansprechpartner) im Bereich SD (Vertrieb), MM (Einkauf) und FI (Rechnungswesen).
  • Bei Sperre von Kunden: Sperre von offenen Vertriebs- und Lieferbelegen.
  • Bei Sperre von Lieferanten: Sperre der Zahlung offener Eingangsrechnungen und Sperre des Orderbuches.
• Prüfung von Adressen in Vertriebs- und Lieferbelege und Sperren dieser Belege.
  • Prüfung alle Partnerrollen (Auftraggeber, Warenempfänger, … Endkunde)
• Prüfung der MM-Belege (Bestellung und Eingangsrechnung) im Einkaufsprozess.
• Prüfung des Bankenstammes.
• Prüfung im Bereich HR (Human Ressources – Bewerber und Personal).

Weitere geplante Prüfprozesse:

• Prüfung der Zahlungsläufe.

Jede Adresse wird dem pControl-Prüfmodul mit einem Adresstyp (z.B. Kunde), einer Adressreferenz (z.B. Kundennummer) und optional mit einem Belegtyp (z.B. Auftrag) und einer Belegreferenz (z.B. Auftragsnummer) übergeben, und ermöglicht damit eine gezielte Überwachung der Adressen mit Sanktionslistentreffer.
Jeder Prüfvorgang wird protokolliert und ist damit auch nachvollziehbar. Auch wenn die Daten im Zuge eines Treffers im Nachhinein geändert wurden, bleibt die ursprüngliche Version im Protokoll gespeichert. Die Qualität der Suchergebnisse kann durch eine Reihe von Einstellungsmöglichkeiten optimiert werden.
Nach erfolgter Prüfung steht ein Monitor zur Bewertung und Verwaltung der Adressen mit Sanktionslistentreffer zur Verfügung. Ist die initiale (erste vollständige) Bewertung der Stamm- oder Belegadressen erfolgt, werden bei der nächsten Prüfung für nicht gesperrte Adresse nur mehr geänderte oder neue Sanktionen angezeigt. Diese Vorgangsweise reduziert den Aufwand für den Sachbearbeiter nach der ersten Bewertung der Treffer erheblich.
Dialoge oder Benachrichtigungen beim Prüfen, beispielsweise einer gesperrten Stamm- oder Belegadresse, können auf Wunsch individuell gestaltet werden.

Wir bieten Ihnen eine sichere Protokollierung aller Prüfvorgänge und Entscheidungen bei der Bewertung der Sanktionslistentreffer.
Im Falle einer Belieferung eines gelisteten Unternehmens und anschließendem Beweissicherungsverfahren bietet Ihnen pControl eine ausführliche und nachvollziehbare Dokumentation Ihrer Prüfvorgänge. Denn wir protokollieren genau was Sie wann geprüft haben und welche Ergebnisse die Prüfung lieferte. Dabei ist natürlich auch die Protokollierung bei Nicht-Treffern oder bei technischen Problemen wesentlich. Für eine lückenlose Compliance im Unternehmen und um einen eventuellen Vorwurf der Vorsätzlichkeit bei Verstößen zu umgehen ist diese Protokollierung unumgänglich!

• Die pControl Sanktionslistensoftware und die Implementierung der Prüfungen werden in Form von Transportaufträgen samt Installationsanleitung und Benutzerhandbuch ausgeliefert und können entweder durch prodata-Mitarbeiter oder wenn gewünscht von Ihrer SAP Basis in Ihr SAP ERP-System installiert und konfiguriert werden.
• Das Anlegen der Berechtigungsrollen erfolgt nach Installationsanleitung durch Ihre SAP Basis.
• pControl Sanktionslisten setzt bei der Suche nach Namen und Adressteilen auf eine unscharfe Suche wie bei einer Suchmaschine und verwendet dafür den OpenSource Suchserver Solr (http://lucene.apache.org/solr/), um Tippfehler oder andere Schreibweisen auszugleichen:
  
  • Der Solr-Suchserver wird von Ihrer IT mit unserer Unterstützung in Ihrem lokalen Netzwerk installiert (Ihre Daten werden in Ihrem lokalen IT-Umfeld geprüft!). Sie erhalten von uns eine bereits vorkonfigurierte Solr-Server-Installation für den Entwicklungs-, Test- und Produktivbetrieb.
  • Der Suchserver hält die Sanktionslistendaten verschiedenster Datenbezugsquellen und ermöglicht die Prüfung der Adressen über eine unscharfe Suche.
• Die Prüfprozesse und das gewünschte Sperrverhalten werden individuell eingestellt und können auch gezielt für einzelne Organisatorische Einheiten (z.B. Buchungskreise, Verkaufs-, Einkaufsorganisationen, etc.) aktiviert oder auch ausgeschlossen werden.
• Für Sperren von SAP ERP Adressstämmen (z.B. Kunden und Lieferanten) und Belegen (z.B. Anfrage, Auftrag, Lieferung, Buchhaltungsbeleg, etc.) werden SAP ERP Standardsperren (z.B. Auftragssperre, Liefersperre, Fakturasperre, Zahlsperrgrund, Buchungssperre, Einkaufsperre, Verkaufssperre, etc.) verwendet bzw. eingestellt.
• Das Laden der Sanktionslistendaten und das Aktualisieren des Suchservers werden als täglicher Hintergrundjob im SAP-Umfeld eingeplant.
• Das Prüfen der Belege und Adressstämme wird ebenfalls als täglicher Hintergrundjob im SAP-Umfeld eingerichtet. Die Prüfung wird nur dann durchgeführt, wenn sich zuvor die Sanktionslisten geändert haben.

Nach erfolgter Installation von pControl auf Ihrem SAP ERP System und einer Abstimmung mit Ihrer IT und Ihren Fachabteilungen, wird pControl nach Ihren Wünschen eingestellt. Prinzipiell erfolgt die Inbetriebnahme (z.B. im Vertrieb) in folgenden Schritten:

Prüfung des Kunden- und Lieferantenstammes

1. Erste Prüfung und Bewertung der Sanktionslisten-Treffer der Kunden- und Lieferantenadressen.
2. Laufende Prüfung der Kunden- und Lieferantenadressen und optional deren Ansprechpartner nach Änderungen in den Sanktionslistendaten. Dadurch werden nur Treffer für neue oder geänderte Sanktionslisteneinträge geliefert.
3. Prüfen der Kunden- bzw. Lieferantenadresse beim Anlegen oder Ändern in der jeweiligen Stammdatenpflege.
4. Optional: E-Mail-Benachrichtigungen im Falle von Sanktionslisten-Treffern und bei technischen Problemen.
5. Kontrolle und Bewertung aller Adressen mit Treffern im Monitor. Die mögliche Sperre von Kunden und Lieferanten und deren offener Belege erfolgt ebenfalls dort.

Prüfung der Partnerdaten im Vertriebsbeleg (Angebot, Auftrag, Lieferung, etc.)

1. Nach der ersten Prüfung und Bewertung des Kunden- und Lieferantenstammes werden beim Sichern der Vertriebsbelege alle Partneradressen mit Bezug auf Kundennummer und Vertriebsbelegnummer geprüft. Adressen bereits bewerteter Kunden liefern nur dann Treffer, wenn die Adresse vom Vertriebsmitarbeiter geändert wurde.
2. Eine laufende Prüfung offener Beleg erfolgt dann, wenn es Änderungen in den Sanktionslistendaten gibt und liefern nur Treffer für neue Sanktionslisteneinträge.
3. Optional: E-Mail-Benachrichtigungen im Falle von Sanktionslisten-Treffern.
4. Kontrolle und Bewertung der Partneradressen mit Treffern im Monitor. Die Sperre oder Freigabe der Adresse ist nur für den Vertriebsbeleg möglich. Außerdem kann direkt zu den Vertriebsbelegen umgestiegen werden.