Praxistipps Sanktionslistenprüfung

Warum sollte ich Geschäftspartner prüfen? Ist Sanktionslistenprüfung für mein Unternehmen überhaupt sinnvoll? Wie schütze ich mein Unternehmen? Welche Compliance-Software eignet sich dafür am besten?

Angesichts des aktuellen Trends von Regierungen „gefährliche“ Personen, Organisationen oder Unternehmen zu sanktionieren, sollte sich jedes Unternehmen die Frage stellen, ob eine Sanktionslistenprüfung zur Sicherstellung der Compliance auch für den eigenen Betrieb von Nutzen sein kann. Weltweite, terroristische Handlungen haben die Regierungen vieler Länder für dieses Thema sensibilisiert und greifen dementsprechend bei Vergehen gegen die Antiterror-Verordnungen hart durch.

Wieso ist eine Sanktionslistenprüfung sinnvoll?

Die Anschläge vom 11. September 2001 schlugen ein neues Kapitel in der Exportkontrolle auf. Zusätzlich zu länderbezogenen Embargos wurden weitere Sicherheitsmaßnahmen erschaffen, die personenbezogen bzw. auf Unternehmen und Organisationen ausgerichtet sind. Inzwischen wuchsen Sanktionslisten zu einem machtpolitischen Werkzeug heran, die vor allem vom amerikanischen Regierungssystem gern zur weltpolitischen Einflussnahme und Machtdemonstration genutzt werden und damit einen exterritorialen Ansatz verfolgen.

Zusätzlich zu den Antiterror-Verordnungen der EU ist es daher ratsam sich auch an die US-amerikanischen Listen zu orientieren, da dies äußerst harte Konsequenzen, nämlich ein US-Handelsverbot, bis zu zehn Jahren Freiheitsentzug und Geldstrafen im Milliardenbereich nach sich ziehen kann. Als Beispiel sei hier der Sanktionsverstoß der Unicredit wegen verbotener Finanztransaktionen mit dem Iran genannt. Beobachtet man die aktuellen Entwicklungen diverser Handelskonflikte der USA ist anzunehmen, dass der Einfluss von Sanktionslisten in Zukunft sogar noch ansteigen wird.

Doch wie wird festgestellt, ob man gegen solch eine Verordnung verstoßen hat? In der EU sind häufig Außenwirtschaftsprüfungen der Grund, aber auch die Abfertigungszollstellen, das Zollfahndungsamt, die Zollkriminalämter oder Staatsanwaltschaften und Gerichte (z.B. im Zuge eines laufenden Verfahrens) prüfen, ob ein Unternehmen gegen die Antiterrorverordnung verstoßen hat. Zu bedenken ist, dass Sie im Falle einer Überprüfung durch die Behörde einer Auskunftspflicht – vorbehaltlich etwaiger gesetzlicher Schweigepflichten – unterliegen. Die strafrechtlichen Folgen sind enorm und schädigen das Unternehmen in vielfältiger Weise.

Was droht einem Unternehmen bei einem Sanktionslistenverstoß?

  • Bußgelder bis zu 500.000 Euro bei fahrlässigem Handeln, bei Vorsätzlichkeit bis zu einer Million Euro
  • Freiheitsstrafe von sechs Monaten bis zu fünf Jahren
  • Bewilligungsentzug von vereinfachten Zollverfahren (z.B. Anschreibeverfahren oder Zugelassener Empfänger)
  • Listung des eigenen Unternehmens auf einer Blacklist
  • Abschöpfung erwirtschafteter Umsätze
  • Einziehung von für die Tat verwendeten Mitteln (z.b. LKWs) – selbst diejenigen dritter Personen
  • erhöhte Risikobewertung des Unternehmens
  • Nichtberücksichtigung bei nationalen öffentlichen Aufträgen
  • ein negatives Unternehmensimage
  • häufigere Betriebsprüfungen

Vorsicht: Der Verlust einer Begünstigung kann ein Unternehmen besonders empfindlich treffen, denn es kann Probleme für die innerbetriebliche Logistik aufwerfen und zusätzliche, hohe Kosten durch die Auslagerung an einen externen Dienstleister verursachen.

Selbst Vorbereitungen bzw. der Versuch eine solche Tat zu begehen sind strafbar. Laut Verordnung (EG) 881/2002 untersagt das Bereitstellungsverbot, oder auch indirekte Zurverfügungstellung von Geldern und wirtschaftlichen Gütern genannt, den wissentlichen Handel  mit einem Unternehmen, welches die eigenen Waren an gelistete Unternehmen oder Personen weiterverkauft.

prodata Tipp:

Bei einer bereits begangenen Straftat, egal ob irrtümlicherweise oder vorsätzlich, empfiehlt es sich immer einen spezialisierten Anwalt oder ein auf Exportkontrolle spezialisiertes Beratungsunternehmen zu Rate zu ziehen.

Wie kann ich mein Unternehmen schützen?

Die Exportkontrolle im Unternehmen liegt im Zuständigkeitsbereich des Geschäftsführers. Finden Sie zunächst heraus, ob eine Überprüfung der Adressstammdaten gegen Sanktionslisten für Ihren Betrieb überhaupt sinnvoll ist. Ausschlaggebend ist hierbei

  • die Anzahl der Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner, Banken, etc.),
  • die Anzahl der täglichen Geschäftsvorgänge (Angebote, Aufträge, Einkäufe, Zahlungen, etc.),
  • die Waren im Einkauf sowie Verkauf (Dual-Use Güter, Exporte z.B. aus der USA, Reexporte aus einem Drittstaat, Waren, die zwar nicht in den USA hergestellt wurden, aber einen bestimmten Anteil von US-Inhalt aufweisen – US-Technologien und US-Software inbegriffen, bestimmte Aktivitäten von US-Personen)
  • und Ihre üblichen Absatzmärkte

prodata Tipp:

Eine manuelle Überprüfung ist ab ca. fünfzig Kunden und Lieferanten zu zeitintensiv und es empfiehlt sich ein Compliance-Anwendungssystem, sozusagen eine Prüfsoftware, die Ihre Geschäftspartner automatisch mit den tagesaktuellen Sanktionslisten abgleicht.

Mit einer Compliance-Software schützen Sie nicht nur Ihr Unternehmen, sondern auch Ihre Mitarbeiter, die an der Exportkontrolle beteiligt sind. Ein korrekt umgesetztes Kontrollsystem kann sich bei Verstößen strafmildernd auswirken. Im Zuge des Beweissicherungsverfahren liefern solche Programme eine ausführliche und nachvollziehbare Dokumentation Ihrer Prüfvorgänge und Entscheidungen bei der Bewertung der Sanktionslistentreffer. Dabei ist natürlich auch die Protokollierung bei Nicht-Treffern oder bei technischen Problemen wesentlich.

prodata Tipp:

Von herausragender Bedeutung ist, dass die Maßnahmen sich immer in bestehende Strukturen einfügen müssen, denn tiefgehende Eingriffe oder gar Umwälzungen werden von Mitarbeitern nicht gerne angenommen. Bevor es zu einem Stillstand beim ersten „Treffer“ kommt, ist eine vorherige genaue Arbeitsanweisung bzw. Konzepterstellung von Nöten. In vielen Unternehmen wurden die einzelnen Prozessschritte genau festgelegt und als Handbuch z.B. im Intranet abgelegt.

Welche Software? Rechenzentrum versus Inhouse-Lösung

Eine Rechenzentrums-Lösung mag zwar günstiger sein und einen geringeren Administrationsaufwand aufweisen, allerdings ist auch zu beachten, dass sensible Daten wie Geschäftskontakte, Prüfprotokolle, etc. in der Datenbank des jeweiligen Rechenzentrums aufliegen.

prodata Tipp:

Für diesen Fall ist es ratsam eine Geheimhaltungsvereinbarung sowie eine Vereinbarung dahingehend, dass jederzeit Ihre eigenen Daten zu übermitteln bzw. zu löschen sind, zu treffen.

Mit steigendem Sicherheitsniveau eines Unternehmens steigt jedoch auch der Bedarf an einer Inhouse Lösung. prodata bietet z.B. die im SAP ERP integrierte Lösung pControl. Die maßgeschneiderte Integration erlaubt einen schlanken und kostengünstigen betriebsinternen Prozessablauf. pControl steht aber auch als Rechenzentrumslösung von prodata zur Verfügung.

Wie funktioniert ein Compliance-Anwendungssystem?

Idealerweise beinhaltet Ihre interne Adressdatenbank alle Kunden, Lieferanten oder sonstigen Personen und Unternehmen mit denen potenziell eine Finanztransaktion stattfindet. Dies beinhaltet auch das eigene Personal sowie externe Dienstleister.

Die Compliance Anwendung wird über einen Datenservice, z.B. Reguvis Fachmedien GmbH (ehemals Bundesanzeiger Verlag), Dow Jones oder dem Mendel Verlag, automatisch und regelmäßig – erfahrungsgemäß finden Listen-Updates ca. in einem eineinhalb bis zweiwöchigen Zyklus statt – mit den aktuellsten Listen versorgt. Das Prüfmodul prüft einerseits bei der Anlage einer neuen Adresse (z.B. ein Neukunde oder neuer Mitarbeiter), andererseits auch laufend bei Aktualisierung der Stammdaten oder Sanktionslisten. Abschließend wird nochmals vor jeder Belegerstellung geprüft, da sich kurzfristig auf Grund von vorzeitigen Weiterverkäufen die Lieferadresse ändern kann.

Da dies alles im Hintergrund abläuft, werden Unternehmensabläufe dabei nicht behindert und können wie gewohnt stattfinden. Parallel dazu können auch via Webinterface oder Intranet manuelle Einzelprüfungen durchgeführt werden.

pControl Sanktionslistenprüfung
Durch den dreistufigen Aufbau kann jederzeit größtmögliche Sicherheit gewährleistet werden

Die Auslieferung erfolgt im Falle der pControl Sanktionslistensoftware in Form von Transportaufträgen samt Installationsanleitung und Benutzerhandbuch und kann entweder durch die Software-Mitarbeiter oder falls gewünscht von Ihrer eigenen IT Abteilung in Ihr System installiert und konfiguriert werden.

Welche Sanktionslisten sind wichtig?

Als EU Bürger sind wir verpflichtet die Antiterror-Verordnungen EG 2580/2001 und (EG) 881/2201 sowie die Verordnungen (EU) Nr. 753/2011 und 2016/1686 zu beachten.

Daneben stellen sicherlich amerikanische Listen die Bedeutendsten dar. Hierbei sieht der US-Gesetzgeber vor, sich zwingend an die DPL, UVL, SDN List und Entity List zu halten, während solche, die lediglich eine „Red flag – ein ernstzunehmendes Warnsignal,“ erhalten haben (Unverified List), mit Vorsicht zu behandeln sind. Letzteren kann die US-Regierung keine konkreten Strafhandlungen nachweisen. Somit ist es ratsam bei Verdacht weitere Nachforschungen anzustellen und sicherheitshalber weitere Vorgehensweisen mit dem BIS (Bank für Internationalen Zahlungsausgleich) abzuklären.

Generell sieht der EU-Gesetzgeber die extraterritoriale Anwendung der US-Listen als Beeinträchtigung europäischer Interessen. Demnach ist es lediglich für Re-Exporteure notwendig, obige zwingend erforderlichen Listen zu befolgen. Für Unternehmen mit weitreichenden internationalen Beziehungen ist es jedenfalls ratsam sich an diejenigen Sanktionslisten zu orientieren, die für die Staaten, mit denen sie Handel treiben, gelten.

Die Listen der Reguvis Fachmedien stellen hierfür zwar eine gute Ausgangslage dar, beinhalten aber leider nicht die Eigentümer und Eigentümer-Verhältnisse der Unternehmen.

Reguvis Datensatz fuer Sanktionslistenpruefung mit pControl
Sanktionslistenprüfung mit dem Reguvis Datensatz

Die Dow Jones Daten beinhalten auch diese und bieten zusätzlich eine umfangreiche Sammlung an Listen, die kaum Wünsche offenlässt und somit keine oder kaum gesonderte Prüfungen notwendig machen. Meist sind umfangreichere Informationen über sanktionierte Personen und Unternehmen enthalten, wodurch die Identifizierung erleichtert wird. Selbst PEPs (Politisch exponierte Personen), welche für gewöhnlich nur Banken im Zuge von Geldwäsche-Überprüfungen benötigen, sind darin gelistet.

Manuelle Suche - Dow Jones - Eigentümerverhältnisse in Sanktionsliste
Die Sanktionslisten von Dow Jones weisen auch Eigentümerverhältnisse auf und bieten somit mehr Sicherheit
Inhalt der Dow Jones Watchlist
Inhalt der Dow Jones Watchlist

prodata Tipp:

Überlegen Sie sich genau welche Sanktionslisten für Ihr Unternehmen relevant sind. Betreiben Sie z.B. regen Handel mit der Schweiz, den USA, Japan oder China oder haben Sie Firmenstandorte in diesen Ländern, müssen Sie auch deren Listen strengstens prüfen um den Handel durch ein strafrechtliches Verfahren keinesfalls zu gefährden.

Fälschlicherweise wird oftmals angenommen, dass bereits eine Kontaktaufnahme, die Übermittlung von Werbebroschüren oder der Austausch von Visitenkarten auf einer Messe mit einer sanktionierten Person strafbar ist. Dem ist aber nicht so. Rechtlich gesehen ist eine Geschäftspartnerprüfung so früh wie möglich, spätestens jedoch bei Angebotserstellung notwendig.

Verantwortlichkeiten zuteilen

Um das Risikomanagement effektiv und abteilungsübergreifend umzusetzen, benötigt es eine klare und schriftliche Zuteilung der Verantwortungen. Ein Unternehmen bestimmt idealerweise zwei Personen – den Ausfuhrverantwortlichen und eine stellvertretende Person. Da der Ausfuhrverantwortliche persönlich die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften trägt und zudem einer Weiterbildungspflicht unterliegt, ist die Auswahl gut überlegt zu treffen.

prodata Tipp:

Vom Einsatz einer Exportsachbearbeiters im Unternehmen ist abzuraten, da dieser in einem internen Interessenkonflikt steht. Der direkte Kontakt zum Kunden, der die Dringlichkeit einer Bestellung vorträgt, kann einer objektiven und rechtskonformen Handlungsweise im Wege stehen. In großen Konzernen kann die Einrichtung einer Zentralen Koordinationsstelle Exportkontrolle (ZKE) durchaus sinnvoll sein. Eine ebenso häufig gewählte innerbetriebliche Struktur ist Folgende: Die Rechtsabteilung, Personalabteilung oder - wenn nicht vorhanden - die Exportabteilung prüft Treffer und spricht Empfehlungen aus, der Geschäftsführer in zweiter Instanz trifft dann die Entscheidung. Wichtig ist jedenfalls, dass der Prozess einem 4-Augen Prinzip folgt.

Was mache ich bei einem Treffer?

Erzielt Ihre Prüfsoftware einen Treffer, erhält der Ausfuhrverantwortliche eine Meldung (meist eine E-Mail), während für den Sachbearbeiter der Kontakt oder Beleg für eine weitere Bearbeitung gesperrt wird.

prodata Tipp:

Stellen Sie die Such- und Auswahlparameter der Prüfsoftware so ein, dass für den Betrieb ein optimaler Workflow gegeben ist. Sind die Parameter zu sensibel eingestellt, kann das auf Grund von zu vielen Sperren zu einem Bearbeitungsstau führen. Optional können auch nur heikle Bearbeitungsschritte (z.B. Aufträge, Zahlungen, etc.) gesperrt werden.

Einstellungsmoeglichkeiten in Sanktionslistensoftware pControl
Individuelle Einstellungen ermöglichen für jeden Betrieb die optimale Lösung

Nach dem 4-Augen Prinzip müssen nun die Verantwortlichen entscheiden, ob es sich um einen tatsächlichen Treffer handelt. Da mittels unscharfer Suche auch „unschuldige“ Personen und Unternehmen ins Visier geraten, ist es jetzt an der Zeit gründlich zu recherchieren.

prodata Tipp:

Ein Score zeigt Ihnen die Wahrscheinlichkeit an, dass es sich um eine gelistete Person handelt. Zur näheren Identifizierung empfiehlt es sich Merkmale wie Geburtsdatum, Geburtsort, Adresse oder Passnummer zum Vergleich heranzuziehen. Allerdings sind im Reguvis Datensatz leider nicht immer alle Daten vorhanden. Die Dow Jones Watchlist leistet hier bessere Arbeit.

Sobald ich einen begründeten Verdacht habe, muss eine Meldung bei der Behörde getätigt werden. Um Ihren Mitarbeitern klare Richtlinien zu geben, wann genau es sich um einen begründeten Verdacht handelt, sind diese in den Compliance Regeln festzuhalten, die zuvor durch eine kompetente Fachkraft erstellt wurden.

Es empfiehlt sich auf jeden Fall bei der vorangehenden Recherche gründlich zu sein, denn sollte sich der Geschäftspartner als zu unrecht „beschuldigt“ erweisen, sind eventuell je nach Gesetzeslage in dem jeweiligen Land Verzugszinsen auf Grund der Lieferverzögerung zu leisten.

To Do Liste bei Sanktionslistentreffer
Mögliche Handlungsstränge bei einem Saktionslistentreffer

prodata Tipp:

Sind Sie sich nicht sicher, ob es sich tatsächlich um einen gelisteten Handelspartner handelt, können Sie Rücksprache mit der zuständigen Behörde des jeweiligen Landes halten. In Österreich ist dies beim BMDW, Abt. II/2 Außenwirtschaftskontrollen (post.iii2_19@bmdw.gv.at) möglich. Dieses stellt auch die entsprechenden Ausfuhrbescheide aus. In Deutschland ist das BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) zuständig. Anfragen in Zweifelsfällen sind bitte schriftlich an das Referat 214 „Embargo“ zu richten. Die Behörden bitten auf Grund von Ressourcenknappheit sich nur mit schwierigen Fällen an sie zu wenden. Es macht keinen guten Eindruck allgemeine Recherchetätigkeiten an das BMDW oder BAFA auszulagern.

Wann ist eine Meldung bei der Behörde notwendig?

Da in Österreich die zuständige Behörde gleichzeitig Wirtschaftsministerium und Genehmigungsbehörde zugleich ist, steht diese im Grunde genommen in einem Interessenskonflikt. Das Wirtschaftsministerium ist an einer positiven Außenhandelsbilanz interessiert und will in erster Linie, dass Sie als Unternehmen Ihren Vertrag erfüllen. Als Genehmigungsbehörde kann sie im Falle eines positiven Treffers allerdings keine Genehmigung erteilen.

Wurde von Ihrer Seite ein begründeter Verdacht gemeldet, entscheidet die Behörde, ob wirklich ein begründeter Verdacht vorliegt. Es ist sogar möglich seitens des Unternehmens während der Prüfung für den Geschäftsfall zu argumentieren oder bei einer Ablehnung im Nachhinein noch Einspruch zu erheben.

Was tun bei einem sanktioniertem Geschäftspartner?

Sollte es sich wirklich um einen sanktionierten Geschäftspartner handeln, ist die Handelsbeziehung nach Außenhandelsrecht sofort zu unterbinden. Die Geschäfte werden dann für gewöhnlich für nichtig oder schwebend unwirksam (bei Ausnahmetatbestand) erklärt. Die Rückabwicklung des Geschäfts kann allerdings langwierig sein. Im schlimmsten Fall droht eine Pönal-Forderung des Kunden wegen Nichterfüllung des Vertrages.

Es ist Aufgabe eines qualifizierten Risikomanagements den Fall genau zu prüfen. Manchmal kann ein Verstoß gegen das Außenhandelsrecht lukrativer sein, als die Nichterfüllung des Vertrages. Kriterien wie die grundsätzliche Firmenethik oder ein drohender Imageverlust sollten aber auf jeden Fall in die Bewertung miteinfließen.

Ausnahmetatbestände der Art. 2a VO (EG) 881/2201 und Art. 5 Abs. 2 und Art. 6 VO (EG) 2580/2001

Für einige Unternehmen dürfte es interessant sein, dass ein Rechtsgeschäft laut Ausnahmetatbestände der Art. 2a VO (EG) 881/2201 und Art. 5 Abs. 2 und Art. 6 VO (EG) 2580/2001 eine Genehmigung erhalten kann. D.h. bestimmte Geschäfte mit gelisteten Personen sind unter der Voraussetzung gestattet, dass die Waren der Lebenserhaltung oder medizinischen Zwecken dienen. Die Begleichung von Steuern, Pflichtversicherungen, Unterkunftskosten, Kontoführungsgebühren oder Gebühren für öffentliche Versorgungsleistungen sind ebenfalls von dieser Ausnahmeregelung betroffen.

Dafür zuständig ist in Österreich je nach VO und Ausnahmetatbestand das BMEIA, die OeNB oder das BMDW. In Deutschland muss der Antrag hierfür bei der Deutschen Bundesbank oder dem BAFA eingebracht werden. In der Schweiz ist dies das Staatssekretariat für Wirtschaft SECO. Für gewöhnlich ist die Beantragung aber die Aufgabe der betroffenen Personen oder Geschäftspartner. Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass hier eine Ausnahmebescheinigung seitens der sanktionierten Partei vorliegt.

Atypische Prozesse können unter Umständen ungeahnte Risiken bergen

Vorsicht ist bei atypischen Prozessen geboten. Bei Bargeschäften, unter hohem Zeitdruck oder im Service-Bereich werden Sanktionslistenprüfungen oft vernachlässigt, da die jeweiligen Stammdaten zum Zeitpunkt des Auftrages nicht ins System eingetragen worden sind.

prodata Tipp:

Nutzen Sie hier die manuelle Einzelprüfung, die sie mit einer Schnelltaste belegt haben. Generell ist es ratsam die Adressdatenbank stets aktuell zu halten. Manche Unternehmen gehen so weit, jede Person, die Firmengelände betritt, durch den Portier überprüfen zu lassen. Das trifft nicht nur auf Lieferanten, sondern auch auf Leihpersonal, Bewerber oder Besucher zu.

Eine manuelle Einzelprüfung hilft schnell Informationen über eine Person oder Unternehmen zu erhalten

Dokumentation ist das A und O jeder Sanktionenslistenprüfung

Die Anschaffung einer Compliance Software würde nur halb soviel Sinn ergeben, wenn die Dokumentation aller Risikofälle außen vorgelassen würde. Denn kommt es zu einer Außenwirtschaftsprüfung, sind Sie mit dem Einsatz einer Sanktionslistenpüfungssoftware klar im Vorteil. Dokumentationen erlauben die Nachvollziehung jeder einzelnen Prüfung und die damit einhergehenden Entscheidungen.

Protokolle sind in Österreich fünf Jahre ab dem Folgejahr des Vorgangs, in Deutschland mind. vier Jahre aufzubewahren. In Zeiten der Datenschutzgesetzkonformität stellt sich zudem die Frage, in wie weit die Daten dieser Personen gesammelt werden dürfen. Grundsätzlich gilt: Die gesetzliche Grundlage der Dokumentationspflicht im Falle eines Verdachts auf einen sanktionierten Geschäftspartner wiegt schwerer als das Datenschutzgesetz und ist somit gestattet.

prodata Tipp:

Dokumentieren Sie all Ihre Entscheidungen bei der Bewertung der Sanktionslistentreffer. Um einen eventuellen Vorwurf der Vorsätzlichkeit bei Verstößen zu umgehen ist eine Protokollierung Ihrer Prüfvorgänge unumgänglich und kann sich demnach sogar strafmildernd auswirken. Dabei ist die Protokollierung bei Nicht-Treffern oder bei technischen Problemen ebenso von entscheidender Bedeutung.

Dokumentation eines Sanktionslistentreffers in pControl
Dokumententieren Sie Ihre Prüfvorgänge und Entscheidungen

Checkliste zum Download

Hier gibt es zum Thema Sanktionslistenprüfung eine Checkliste zum Download und Ausdrucken.

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