Outsourcing der eigenen Zollangelegenheiten ist keine Seltenheit. Fehlendes Know-How, Personalressourcen und die Angst vor den Anschaffungskosten sind die Hauptgründe. Nach näherer Betrachtung stellt sich jedoch heraus, dass das nicht der Fall sein muss. Vom Kleinstunternehmer bis zum weltweit agierenden Konzern – immer mehr wagen aus Kostengründen den Schritt in die Inhouse Verzollung.
Inhaltsverzeichnis
Zollabwicklung durch die Spedition – Versteckte Kosten finden
Die erste Zollanmeldung erledigt oft die Spedition, wenn diese auch mit dem Transport von grenzüberschreitenden Waren beauftragt wurde. Als Experten in ihrem Gebiet besitzen sie die notwendige Expertise und genießen das Vertrauen ihrer Kunden. Wie jeder anderer Service auch handelt es sich hier um eine entgeltliche Leistung, die allerdings nicht immer klar von den Transportkosten abgegrenzt dargestellt wird.
Eine Methode ist die Leistung für die Verzollung in eine Pauschale zu packen ohne die tatsächliche Menge an verbrachter Ware pro Monat zu berücksichtigen. Manche Dienstleister rechnen zum Beispiel auch nach Anzahl der Zollanmeldungen oder Positionen am Lieferschein ab. In Zeiten der Kostenexplosion im Logistikbereich macht es also Sinn Licht in diesen Verrechnungsdschungel zu bringen.
prodata Tipp:
Fragen Sie Ihren externen Zolldeklaranten explizit nach den Kosten für die Zollanmeldung pro Beleg oder fordern Sie die nötigen Informationen an um es sich selbst auszurechnen.
Mit einer Zollsoftware in der Cloud kostet eine Zollanmeldung durchschnittlich ein paar wenige Euros, der Zeitaufwand für die Abwicklung beträgt wenige Minuten. Eine Inhouse-Zollabwicklung kann sich also relativ schnell lohnen. Übersteigt das Export- bzw. Importaufkommen eine gewisse Marke – das sind schon wenige Tausend Zollanmeldungen pro Jahr – rentiert sich ein Lizenzerwerb und die Integration in die eigene Systemlandschaft für eine unlimitierte Nutzung.
Trotzdem scheuen sich viele das Thema genauer anzuschauen. Welche Software ist die richtige? Wer soll sie bedienen? Wer haftet in Folge eines Verzollungsfehlers? Es wird schnell deutlich, professionelle Beratung und Fachwissen muss her.
Risiken der Fremd- und Selbstverzollung einschätzen
Externe Dienstleister wie Speditionen vertreten den Auftraggeber in Ihrer Funktion als Zollanmelder d.h. die Haftung verbleibt beim Auftraggeber. An fachlichem Know-How fehlt es externen Dienstleistern in der Regel nicht, jedoch kennen sie die zu verbringenden Waren nicht oder nur schlecht. Bei der korrekten Einreihung in den Zolltarif ist der Spediteur oft gezwungen Rückfragen z.B. zur Beschaffenheit der Ware oder zur Zolltarifnummer zu stellen. Das Fachpersonal des Auftraggebers muss sich nun erst recht damit aufhalten die nötigen Informationen zu liefern. Der Zeitaufwand mag sich in Grenzen halten, aber mit der richtigen Software ist auch ein Zollbeleg in zwei Minuten erstellt bzw. kann bei sauberer Stammdatenpflege sogar automatisiert ablaufen.
Die richtige Einreihung der Waren in den Zolltarif stellt anfangs sicherlich eine Herausforderung dar. Aber auch dafür gibt es geeignete Tools wie das SAP AddOn pTaric, die eine korrekte Bestimmung erleichtern. Mit solch einer online Tarifierungssoftware kann die Recherche heutzutage einfach und schnell erledigt werden. Kennt man sich also erst einmal aus, hat man mit Inhouse Verzollung die Risiken weitaus besser unter Kontrolle.
Wie eingangs erwähnt haftet nämlich stets der Auftraggeber/Eigentümer für fehlerhafte Angaben durch einen Vertreter. Im besten Fall kosten sie nur Zeit und Geld. Aber für den Zollverantwortlichen der auftragserteilenden Firma kann das überaus unangenehme Auswirkungen nach sich ziehen, trifft ihm doch nicht mal direkt die Schuld an der Falschangabe. Da ist es nur verständlich, dass viele es vorziehen, das selbst in die Hand zu nehmen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass sensible unternehmenseigene Daten nicht zwingend mit dem externen Dienstleister geteilt werden müssen.
Das Know-How für die Selbstverzollung ist zum Teil schon da
Ohne es selbst zu wissen, haben die Logistiksachbearbeiter im Unternehmen einen Teil der Informationen, die sie zur Zollabwicklung brauchen, bereits zur Hand. Die Zolltarifnummer oder auch gerne Warennummer genannt ist größtenteils bereits in den Materialstammdaten gepflegt, da der Spediteur sie ohnehin braucht. Sind sich die Materialien ähnlich, kommt es auch nicht selten vor, dass man mit wenigen Zolltarifnummern sein ganzes Sortiment abdecken kann.
Sobald jedoch die Zolltarifnummern bekannt sind, ist der Schritt zur Inhouse-Verzollung nur noch ein kleiner. Eine gute Zollsoftware wie pZoll führt die Anwender durch die einzelnen Schritte und beinhaltet eine Vorab-Fehlerprüfung vor dem Senden an den Zoll.
Die geeignete Software finden
Der Markt für Zoll- und Außenhandelssoftware ist im deutschsprachigen Raum überschaubar. Angeboten werden AddOns, Plugins oder die SAP-eigene Lösung GTS (Global Trade Services), wahlweise in der Cloud oder on Premise. Preislich sind auch hier wieder enorme Unterschiede zu verzeichnen.
prodata Tipp:
Während Cloudlösungen für Kleinunternehmen mit einem niedrigen Belegaufkommen geeignet sind, setzen mittelständische und größere Unternehmen mit einem Exportaufkommen von mehreren tausend Warenbewegungen im Jahr auf eine AddOn- oder Pluginlösung. Wem Datenschutz ein Anliegen ist, achtet darauf eine on Premise Variante zu wählen. Eine Integration in das betriebseigene ERP System, erleichtert die Handhabung für den jeweiligen Endanwender. Das spart Zeit bei der Einschulung sowie im täglichen Betrieb.
Zollsoftware: AddOn versus Plugin
AddOn Software fügt neue Funktionen, die nicht standardmäßig zum Produkt gehören zu einer bestehenden Software hinzu. Der unschlagbare Vorteil: Abläufe können direkt im ERP System und somit im gewohnten Umfeld des Endanwenders durchgeführt werden. Ohne doppelte Stammdatenpflege, ohne neue Benutzeroberfläche und ohne fremde Schnittstellen wie es bei Plugin Lösungen der Fall ist. Plugins sind vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen mit einem wenig verbreitetem ERP System die ideale Lösung und oft auch einzige Option.
prodata setzt auf die Entwicklung von SAP AddOns. Dank der Integration dauert im Tagesbetrieb die Erstellung eines Zollbeleges nur zwei Minuten. Je besser die eigenen Stammdaten im System gepflegt werden, desto mehr Schritte können automatisiert werden.
Einfache Bedienbarkeit – Wenn Kundenwünsche die Entwicklung lenken
30 Jahre Zollsoftware-Entwicklung hat dazu geführt, dass unsere Lösungen gereift sind. Seit vielen Jahren setzen unsere Entwickler spezifische Kundenwünsche um und integrieren sie in unsere Standardsoftware.
Als Ausgangsbasis zur Generierung eines Zollbeleges dient eine (Proforma-) Rechnung, die auch Lieferungen oder Transporten selektiert werden können. Dahinter liegende Informationen und Vorschlagswerte vereinfachen in weiterer Folge die Befüllung der obligatorischen Felder. Fehlt eine Information oder ist etwas nicht korrekt ausgefüllt, machen die integrierten Vorabprüfungen darauf aufmerksam und unterstützen bei der Fehlersuche und Korrektur.
Ein besonderes Augenmerk liegt auf der einfachen Navigation. Von jedem Schritt aus kann man durch direkte Umstiege zu SAP® Belegen und Stammdaten navigieren. Von einem übersichtlichen zentralem Monitor aus ist zudem mit Hilfe eines Ampelsystems der Status jeder Zollanmeldung ersichtlich und die Zolldokumente können als pdf geladen oder versendet werden.
Erweiterungen um die Compliance Richtlinien zu befolgen
Exportbeschränkungen wie zum Beispiel Embargomaßnahmen sind in der heutigen Zeit nicht mehr weg zu denken. Sie können sich entweder auf Waren, Länder, Personen oder den Verwendungszweck beziehen. AddOns ersparen auch hier dem Fachpersonal eine Menge Arbeit und schaffen Sicherheit.
Sanktionierte Unternehmen oder Personen können mit Hilfe einer Sanktionslistenprüfsoftware wie pControl detektiert werden. Dabei ist eine laufende Überprüfung auf allen Ebenen wichtig. In Form eines SAP AddOns läuft der Check im Hintergrund und stört den täglichen Betrieb nicht. Verdachtsfälle können gesondert an eigens dafür zuständige Personen gesendet werden ohne das Personal im Vertrieb oder Logistik davon irritiert werden.
Tarifierungssoftware wie pTaric liefert tagesaktuelle Informationen, Maßnahmen und Vorschriften sowie umfangreiche und übersichtliche Details zu Ihren Produkten direkt in Ihren SAP® Materialstamm. Gleichzeitig ist pTaric ein Vorläufer zur Exportkontrolle und teilt Ihnen mit, falls eine Tarifnummer besondere Vorgehensweisen auf Grund von Verboten und Beschränkungen, Dual-Use Verordnungen, etc., notwendig macht. Eine Anbindung zur Zollsoftware pZoll ermöglicht darüber hinaus, dass die Informationen und Funktionen simultan genutzt werden können. Vor jeder Sendung eines Zollbelegs an die Behörde finden Vorabprüfungen gegen tagesaktuelle Maßnahmen statt. Im Fall der Falle warnt ein Dialogfenster den Nutzer und stellt zusätzliche Details zu der für den freien Verkehr eingeschränkten Ware zur Verfügung.
Unsere modular aufgebaute Software hat den Vorteil das nicht das gesamte Softwarepaket gekauft werden muss. prodata bietet die Möglichkeit nur die Module zu implementieren, die tatsächlich benötigt werden. Wie in einem Baukastensystem können Sie sich ihre Zollsoftware individuell zusammenstellen und sparen dabei gegenüber einer Gesamtlösung.